aventoKulturveranstalter
Grosses Programm, kleines Team.
Schichten, Helfer und Abläufe für jede Ausgabe, mit Vorlagen fürs nächste Jahr statt Neustart bei null.
Stadtfest · Schichten
Kommt dir das bekannt vor?
- Jedes Jahr beginnt die Helferliste von vorne
- Wissen liegt bei einzelnen Personen
- Am Eventtag fehlen aktuelle Informationen
So läuft es mit Avento.
- Schichten veröffentlichenAnmeldelink für Volunteers.
- EinteilenBewerbungen prüfen, Zusage per Link.
- Am EventtagApp mit Ablaufplan, auch ohne Netz.
- NachbereitenAuswertung und Vorlage fürs nächste Mal.
Die wichtigsten Funktionen im Detail
Vorlagen
Speichere einen Event als Vorlage, mit Bereichen, Modulen, Listen, Aufgaben, Personalbedarf, Volunteer-Schichten und Widgets. Aus der Vorlage entsteht mit einem Klick ein neuer Event im Status «Anfrage».
Bereiche
Gliedere jeden Event in Bereiche wie Catering oder Technik, jeweils mit Farbe und Symbol. In jeden Bereich setzt du die Module, die du brauchst. Pro Bereich entscheidest du, ob ihn deine Kundin auf ihrer Seite sieht.
Volunteers im Event
Schalte die öffentliche Volunteer-Anmeldung für den Event ein oder aus und hol dir den Anmeldelink. Du siehst die Anmeldungen der letzten 24 Stunden und kommst direkt zur Schichtplanung.
Schichten und Einteilung
Leg Schichten pro Bereich an, mit Zeit, Kapazität, Ort, Briefing, benötigten Skills und Mindestalter. Volunteers teilst du direkt ein oder fragst sie per Mail an. So ist jede Schicht klar beschrieben, bevor jemand zusagt.
Volunteer-Bewerbungen
Prüfe eingegangene Anmeldungen und ordne sie einem bestehenden Kontakt zu. Danach nimmst du sie an, lehnst ab, setzt zurück oder löschst sie, alles mit Verlauf pro Event. So entstehen keine doppelten Kontakte.
Einsatzplan
Pro Event siehst du Bereiche, Schichten und Einteilungen auf einen Blick. Von hier verschickst du die gesammelten Einteilungs-Mails und lädst den Einsatzplan als PDF herunter. So wissen alle Volunteers rechtzeitig Bescheid.
Offline-Modus
Zuletzt geladene Daten bleiben bis 7 Tage auf dem Gerät und sind auch ohne Netz sichtbar. Änderungen an Aufgaben, Stempeln, Notizen, Listen und Ablaufplan merkt sich Avento und überträgt sie, sobald das Netz zurück ist.
App für iPhone und Android
Avento gibt es als App im App Store und bei Google Play, im Vollbild und mit Face ID für deine Passwörter. Abo und Module verwaltest du im Browser, in der App gibt es keine Käufe. Es ist dieselbe App wie im Browser.
Zeitplan
Programmpunkte mit Start, Ende und verantwortlicher Person. Du kannst einen bestehenden Ablauf einfach als Text einfügen. Der Zeitplan funktioniert auch ohne Netz, Änderungen werden später übertragen.
Auswertungen
Berichte zu Übersicht, Umsatz, Kunden, Events, Projekten und Team, filterbar nach Zeitraum. Grundlage sind deine Belege, Zahlungen, Kosten und Zeiteinträge, damit du siehst, was sich wirklich lohnt.
Zeig uns deinen nächsten Event.
Wir spielen es in einer Demo gemeinsam in Avento durch.